Politique de confidentialité et politique relative aux cookies
La présente politique de confidentialité a pour objectif d'informer les utilisateurs du site internet https://www.soluphone.be sur la manière dont Proxicom SRL, exploitant notamment l'enseigne Soluphone, collecte, utilise, conserve et protège leurs données à caractère personnel.
Cette politique s'applique aux données collectées via le site https://www.soluphone.be, ainsi qu'aux données communiquées directement à Proxicom SRL dans le cadre de ses activités, notamment lors de demandes d'information, de devis, de rendez-vous ou dans le cadre d'une relation commerciale.
La présente politique est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel (« RGPD ») et à la législation belge applicable, notamment la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
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1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :
Proxicom SRL
Dénomination Commerciale : Soluphone
Siège social :
Eugène Ghijsstraat 19/2
1600 Sint-Pieters-Leeuw
Belgique
Site d'exploitation :
Chaussée de Tubize 208/5
1440 Wauthier-Braine
Belgique
N° d'entreprise / TVA : BE 0567.855.024
E-mail : info@soluphone.be
Téléphone : +32 (0)2 315 75 30
Proxicom SRL agit en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD pour les traitements décrits dans la présente politique, sauf indication contraire.
Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l'adresse info@soluphone.be.
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2. Qu'est-ce qu'une donnée à caractère personnel ?
Une donnée à caractère personnel est toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique.
Il peut notamment s'agir d'un nom, d'un prénom, d'une adresse e-mail, d'un numéro de téléphone, d'une adresse IP, de données de navigation ou de toute autre information permettant d'identifier ou de rendre identifiable une personne.
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3. Quelles données personnelles pouvons-nous collecter ?
Selon votre utilisation du site et les échanges que vous avez avec Proxicom SRL, différentes catégories de données peuvent être traitées.
3.1. Données communiquées directement
Lorsque vous nous contactez, remplissez un formulaire, demandez un devis, demandez un rendez-vous ou sollicitez des informations, nous pouvons notamment traiter :
• votre nom et prénom ;
• votre dénomination sociale, le cas échéant ;
• votre adresse e-mail ;
• votre numéro de téléphone ;
• votre adresse ou vos coordonnées professionnelles lorsque cela est nécessaire ;
• les informations relatives à votre demande ;
• le contenu de vos communications avec nous ;
• les informations que vous choisissez volontairement de nous communiquer ;
• les informations nécessaires à l'établissement ou à l'exécution d'une relation contractuelle.
Nous vous demandons de ne communiquer que les informations nécessaires au traitement de votre demande.
3.2. Données collectées automatiquement
Lors de votre navigation sur notre site, certaines données techniques peuvent être collectées automatiquement, notamment :
• adresse IP ;
• date et heure de connexion ;
• type et version du navigateur ;
• système d'exploitation ;
• type d'appareil utilisé ;
• pages consultées ;
• durée et parcours de navigation ;
• données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site.
Ces informations peuvent constituer des données à caractère personnel lorsqu'elles permettent d'identifier directement ou indirectement un utilisateur.
3.3. Données de localisation
Certaines fonctionnalités ou certains services intégrés au site peuvent, lorsque cela est nécessaire, traiter des informations de localisation.
Proxicom SRL ne cherche pas à collecter une localisation précise d'un utilisateur lorsqu'elle n'est pas nécessaire à la finalité poursuivie.
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4. Pourquoi utilisons-nous vos données ?
Vos données personnelles sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
Elles peuvent notamment être utilisées afin de :
• répondre à vos demandes de contact ;
• répondre à vos demandes d'informations ;
• traiter vos demandes de devis ;
• organiser et gérer des rendez-vous ;
• assurer le suivi de vos demandes ;
• communiquer avec vous ;
• préparer, conclure et exécuter des contrats ;
• assurer la gestion administrative, commerciale et comptable de nos relations ;
• fournir les produits et services demandés ;
• assurer le fonctionnement, la maintenance et la sécurité du site ;
• prévenir les fraudes, abus ou utilisations illicites ;
• améliorer nos services et notre site internet ;
• réaliser des analyses statistiques lorsque celles-ci sont autorisées ;
• envoyer des communications commerciales lorsque nous disposons d'une base juridique permettant cet envoi ;
• respecter nos obligations légales et réglementaires ;
• exercer ou défendre nos droits, notamment dans le cadre de procédures judiciaires.
Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour des finalités incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées.
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5. Sur quelle base juridique traitons-nous vos données ?
Nous traitons vos données personnelles uniquement lorsqu'une base juridique prévue par le RGPD est applicable.
Selon la situation, le traitement peut être fondé sur :
5.1. L'exécution d'un contrat ou des mesures précontractuelles
Lorsque le traitement est nécessaire pour répondre à votre demande, établir un devis, préparer un contrat ou exécuter celui-ci.
5.2. Une obligation légale
Lorsque le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale applicable à Proxicom SRL, notamment en matière comptable, fiscale, administrative ou judiciaire.
5.3. Notre intérêt légitime
Certaines données peuvent être traitées lorsque cela est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes, pour autant que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits et libertés fondamentaux.
Cela peut notamment concerner :
• la sécurité de notre site et de nos systèmes ;
• la prévention des fraudes et abus ;
• la défense de nos droits ;
• la gestion de notre activité ;
• l'amélioration de nos services ;
• certaines communications commerciales lorsque la législation applicable le permet.
5.4. Votre consentement
Lorsque la loi l'exige, nous vous demanderons préalablement votre consentement.
Votre consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait.
Le fait de consulter ou de continuer à utiliser notre site ne constitue pas, à lui seul, un consentement au traitement des données pour lequel un consentement est légalement requis.
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6. Communications commerciales
Proxicom SRL peut être amenée à communiquer avec ses clients et prospects concernant ses produits, services, offres ou actualités.
Lorsque votre consentement est légalement requis, celui-ci sera demandé préalablement.
Lorsque la législation permet l'envoi de certaines communications commerciales sans consentement préalable, nous veillons néanmoins à respecter votre droit d'opposition.
Vous pouvez à tout moment demander à ne plus recevoir de communications commerciales en nous contactant à : info@soluphone.be
Chaque communication commerciale électronique comportera également, lorsque cela est applicable, un moyen simple de vous désabonner.
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7. Avec qui vos données peuvent-elles être partagées ?
Vos données personnelles ne sont accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou pour les finalités décrites dans la présente politique.
Selon les circonstances, vos données peuvent être communiquées à certaines catégories de destinataires, notamment :
• aux collaborateurs et personnes habilitées de Proxicom SRL ;
• aux prestataires informatiques ;
• aux prestataires d'hébergement ;
• aux prestataires de maintenance et de sécurité informatique ;
• aux prestataires techniques nécessaires au fonctionnement du site ;
• aux prestataires d'outils de communication ou de gestion ;
• aux prestataires d'analyse statistique, lorsque leur utilisation est autorisée ;
• à nos comptables, conseils ou autres prestataires professionnels lorsque cela est nécessaire ;
• aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'exige.
Lorsque nous faisons appel à un prestataire qui traite des données pour notre compte, nous veillons à ce que les garanties contractuelles et organisationnelles appropriées soient mises en place conformément au RGPD.
Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers.
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8. Transfert de données en dehors de l'Espace économique européen
Certains prestataires techniques utilisés par Proxicom SRL peuvent être établis dans un pays situé en dehors de l'Espace économique européen ou traiter certaines données depuis un tel pays.
Lorsque cela est le cas, Proxicom SRL veille à ce que les transferts soient réalisés conformément au RGPD et qu'un mécanisme de transfert légalement reconnu soit applicable.
Selon la situation, il peut notamment s'agir :
• d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
• de clauses contractuelles types ;
• ou de toute autre garantie appropriée prévue par le RGPD.
Les informations relatives aux transferts concernés peuvent être communiquées dans le cadre de l'exercice de votre droit d'accès.
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9. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Nous ne conservons vos données personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf lorsqu'une conservation plus longue est imposée ou autorisée par la loi.
La durée de conservation dépend notamment de la nature des données et de la finalité du traitement.
À titre indicatif :
• Demandes de contact : pendant la durée nécessaire au traitement et au suivi de votre demande ;
• Demandes de devis et prospects : pendant la durée nécessaire au suivi de la relation commerciale et, lorsque cela est justifié, pendant la durée légalement admise ;
• Clients : pendant la durée de la relation contractuelle et ensuite pendant les périodes nécessaires au respect de nos obligations légales et à la défense de nos droits ;
• Documents comptables et fiscaux : pendant les périodes imposées par la législation applicable ;
• Communications commerciales fondées sur votre consentement : jusqu'au retrait de votre consentement ou jusqu'à ce que les données ne soient plus nécessaires à cette finalité ;
• Données techniques et de sécurité : pendant la durée nécessaire à la sécurité et au bon fonctionnement de nos systèmes ;
• Données analytiques : conformément aux paramètres de conservation du service concerné.
Lorsque la durée exacte de conservation ne peut pas être déterminée à l'avance, nous appliquons des critères permettant de déterminer une durée appropriée au regard de la finalité du traitement.
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10. Comment protégeons-nous vos données ?
Proxicom SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre notamment :
• les accès non autorisés ;
• la perte ou la destruction ;
• la modification non autorisée ;
• la divulgation illicite ;
• les traitements non autorisés ou illicites.
Ces mesures peuvent notamment comprendre :
• la limitation des accès aux données ;
• la gestion des droits d'accès ;
• la sécurisation des systèmes informatiques ;
• l'utilisation de connexions sécurisées ;
• la sauvegarde des données lorsque cela est nécessaire ;
• la maintenance et la surveillance des systèmes ;
• la sensibilisation des personnes autorisées à traiter les données.
Les mesures de sécurité sont adaptées aux risques associés aux traitements concernés.
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11. Cookies et autres traceurs
Le site https://www.soluphone.be peut utiliser des cookies et des technologies similaires.
Un cookie est un petit fichier ou identifiant susceptible d'être enregistré sur votre appareil lors de la consultation d'un site internet.
Les cookies peuvent notamment permettre :
• le fonctionnement technique du site ;
• la sécurité du site ;
• la mémorisation de certaines préférences ;
• l'analyse statistique de l'utilisation du site ;
• certaines fonctionnalités proposées par des services tiers.
11.1. Cookies strictement nécessaires
Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du site ou à la fourniture d'un service expressément demandé par l'utilisateur.
Ces cookies peuvent notamment être utilisés pour :
• assurer le fonctionnement technique du site ;
• maintenir certaines informations pendant une session ;
• assurer la sécurité du site ;
• mémoriser certaines préférences nécessaires au fonctionnement du service.
Lorsque les conditions légales sont réunies, ces cookies peuvent être utilisés sans consentement préalable.
Ils font néanmoins l'objet d'une information appropriée.
11.2. Cookies non strictement nécessaires
Les cookies utilisés à des fins d'analyse, de publicité, de personnalisation ou pour toute autre finalité qui n'est pas strictement nécessaire au fonctionnement du site ne sont installés ou lus qu'après obtention du consentement préalable de l'utilisateur lorsque celui-ci est requis.
Le consentement doit être :
• libre ;
• spécifique ;
• éclairé ;
• actif ;
• univoque.
La simple poursuite de la navigation sur le site ne constitue pas un consentement.
Vous devez pouvoir refuser les cookies non nécessaires sans perdre l'accès aux services proposés par le site.
11.3. Gestion de vos préférences
Lorsque le site utilise des cookies nécessitant votre consentement, un mécanisme de gestion des préférences vous permet de :
• accepter les cookies concernés ;
• les refuser ;
• choisir les catégories auxquelles vous consentez ;
• retirer ou modifier votre consentement ultérieurement.
Le retrait du consentement doit être aussi simple que son octroi.
11.4. Google Analytics et services similaires
Lorsque des outils d'analyse tels que Google Analytics sont utilisés sur le site, leur activation et leur utilisation sont soumises aux règles applicables en matière de consentement.
Ces outils ne doivent pas être activés avant l'obtention du consentement lorsque celui-ci est requis.
La liste des cookies et traceurs effectivement utilisés sur le site, leur fournisseur, leur finalité, leur durée de conservation et leur base juridique doivent être maintenus à jour en fonction de la configuration technique réelle du site.
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12. Vos droits concernant vos données personnelles
Conformément au RGPD, vous disposez, sous réserve des conditions et exceptions prévues par la législation, des droits suivants.
Droit d'accès
Vous pouvez demander confirmation que nous traitons ou non vos données personnelles et, lorsque c'est le cas, obtenir l'accès à ces données et aux informations relatives à leur traitement.
Droit de rectification
Vous pouvez demander la correction de données personnelles inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l'effacement de vos données personnelles.
Droit à la limitation du traitement
Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles.
Droit à la portabilité
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont remplies, vous pouvez recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer à certains traitements de vos données personnelles, notamment lorsque ceux-ci sont fondés sur notre intérêt légitime.
Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de prospection directe.
Droit de retirer votre consentement
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment.
Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait.
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13. Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant :
Proxicom SRL
E-mail : info@soluphone.be
Téléphone : +32 (0)2 315 75 30
Nous pouvons vous demander des informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité lorsque cela est nécessaire à la protection de vos données.
Nous traiterons votre demande conformément aux délais prévus par le RGPD.
En principe, nous répondons à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé dans les conditions prévues par le RGPD lorsque la demande est complexe ou lorsque le nombre de demandes est important.
L'exercice de vos droits est en principe gratuit.
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14. Droit d'introduire une réclamation
Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD ou de la législation applicable.
En Belgique, l'autorité compétente est :
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique
Site internet : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
Vous pouvez également nous contacter directement avant ou parallèlement à toute réclamation auprès de l'APD.
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15. Données relatives aux mineurs
Le site n'est pas spécifiquement destiné aux mineurs.
Proxicom SRL ne cherche pas à collecter volontairement des données personnelles de mineurs lorsque celles-ci ne sont pas nécessaires à la fourniture d'un service.
Si vous estimez qu'un mineur nous a communiqué des données personnelles de manière inappropriée, vous pouvez nous contacter à info@soluphone.be.
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16. Catégories particulières de données
Proxicom SRL ne cherche pas à collecter, via son site, de catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD lorsque celles-ci ne sont pas nécessaires.
Nous vous invitons dès lors à ne pas communiquer, via les formulaires du site, des informations sensibles qui ne seraient pas nécessaires au traitement de votre demande.
Si un traitement de catégories particulières de données devait exceptionnellement être nécessaire, celui-ci ne serait effectué que lorsqu'un fondement juridique approprié le permet.
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17. Liens vers des sites internet tiers
Notre site peut contenir des liens vers des sites internet, plateformes ou services exploités par des tiers.
Proxicom SRL n'est pas responsable des pratiques de confidentialité ou des traitements de données réalisés par ces tiers.
Nous vous recommandons de consulter leurs propres politiques de confidentialité avant de leur communiquer des données personnelles.
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18. Absence de prise de décision automatisée
Sauf indication contraire portée à votre connaissance au moment de la collecte de vos données, Proxicom SRL ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires à votre égard sur la seule base d'un traitement automatisé de vos données personnelles.
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19. Modification de la présente politique
Proxicom SRL peut modifier la présente politique de confidentialité lorsque cela est nécessaire, notamment en raison :
• d'une évolution de la législation ;
• d'une décision ou recommandation d'une autorité compétente ;
• d'une modification de nos services ;
• d'une modification des outils ou prestataires utilisés ;
• d'une évolution de nos pratiques de traitement des données.
La version la plus récente de cette politique est publiée sur le site https://www.soluphone.be.
En cas de modification substantielle nécessitant une information spécifique des personnes concernées, Proxicom SRL prendra les mesures appropriées.
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20. Contact
Pour toute question concernant la présente politique de confidentialité, vos données personnelles ou l'exercice de vos droits, vous pouvez contacter :
Proxicom SRL
Dénomination Commerciale : Soluphone
Siège social
Eugène Ghijsstraat 19/2
1600 Sint-Pieters-Leeuw
Belgique
Site d'exploitation
Chaussée de Tubize 208/5
1440 Wauthier-Braine
Belgique
N° d'entreprise / TVA BE 0567.855.024
E-mail :info@soluphone.be
Téléphone : +32 (0)2 315 75 30